Chỉ thị quy định rõ trách nhiệm của các Bộ, ngành, địa phương; trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan và cán bộ, công chức trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công tác quản lý, điều hành, thực thi công việc. Chỉ thị cũng nhấn mạnh các điều kiện bảo đảm cho việc sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan, tổ chức trong cả nước.

Trách nhiệm của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thủ tướng yêu cầu tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi cơ quan nhà nước: Các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc tại các Bộ và các cấp ở địa phương phải sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản trong nội bộ mỗi cơ quan. Sử dụng phối hợp giữa hệ thống thư điện tử và hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong điều hành công việc, bảo đảm tính hiệu quả, thuận tiện. Khuyến khích việc trao đổi các loại văn bản khác trong hoạt động nội bộ mỗi cơ quan nhà nước qua mạng. Triển khai số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.

Bên cạnh đó, cần tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước với nhau; giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác. Sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử hoặc hệ thống quản lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà nước với nhau, hoặc với các cơ quan khác, tiến tới thay thế dần văn bản giấy. Sử dụng ngay các trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử của đơn vị hoặc Cổng thông tin điện tử của Chính phủ để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác. Khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy, các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng. Thực hiện nghiêm các quy định về việc gửi bản điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và từng bước mở rộng áp dụng đối với hồ sơ trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp. Đặc biệt, các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy.

Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước bao gồm: Tận dụng ngay hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện có, trước hết bao gồm máy tính, mạng cục bộ (LAN), các mạng truyền số liệu dùng riêng của các cơ quan Đảng và Nhà nước; hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử để quản lý, điều hành công việc, trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữa các cơ quan. Khẩn trương ban hành quy định bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy trình công việc của cơ quan. Hàng năm, tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn để các cán bộ, công chức, viên chức có thể ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc. Từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin theo nhu cầu thực tế nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số qua mạng.

Bảo đảm các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quản lý, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử phục vụ xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông tin qua mạng. Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước, các quy định về an toàn, an ninh thông tin. Xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, phát triển hạ tầng kỹ thuật và các hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị, bảo đảm không trùng lặp với các nội dung triển khai các hệ thống thông tin chuyên ngành.

Trách nhiệm của thủ trưởng, cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước các cấp

Thủ trưởng cơ quan nhà nước các cấp có trách nhiệm gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành côg việc qua mạng, chỉ đạo các cá nhân, đơn vị trong cơ quan sử dụng văn bản điện tử; ưu tiên nguồn lực để triển khai công tác này và chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý cấp trên về tình hình triển khai Chỉ thị tại đơn vị mình.

Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước cần thực hiện nghiêm các quy định của cơ quan trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc. Sử dụng hộp thư điện tử với địa chỉ tên miền .qvikly.com được cấp phát để trao đổi văn bản điện tử trong công việc. Thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả. Chủ động đề xuất các sáng kiến nhằm tăng cường ứng dụng CNTT nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc.

Trách nhiệm của các Bộ có liên quan trực tiếp

Chỉ thị quy định rõ trách nhiệm của các Bộ, ngành có liên quan trực tiếp cần thực hiện các nội dung quản lý chuyên ngành có liên quan và phối hợp thực hiện các nhiệm vụ đã được quy định.

Trong đó, Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm xây dựng, hoàn thiện môi trường pháp lý, hoàn chỉnh hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về chữ ký số và ứng dụng CNTT, hướng dẫn, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ tình hình thực hiện Chỉ thị. Bộ Nội vụ có trách nhiệm chủ trì xây dựng các văn bản quy định về lưu trữ văn bản điện tử. Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm quy định cụ thể việc sử dụng văn bản điện tử đối với tài liệu, văn bản, báo cáo, văn bản hành chính giữa Văn phòng Chính phủ với các Bộ, ngành, địa phương.

Đặc biệt, để xây dựng lộ trình và triển khai các nội dung nhằm đẩy mạnh sử dụng chữ ký số trong hoạt động của cơ quan nhà nước các cấp, làm nền tảng cho việc ứng dụng văn bản điện tử trong quản lý, điều hành của các cấp, Chỉ thị quy định rõ trách nhiệm của Ban Cơ yếu Chính phủ là cần khẩn trương phát triển và nâng cao năng lực Hệ thống chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị. Bảo đảm cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử và chữ ký số theo nhu cầu thực tế của cơ quan nhà nước các cấp. Chủ trì, phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông xây dựng lộ trình, hướng dẫn, kiểm tra đánh giá việc ứng dụng chữ ký số trong cơ quan nhà nước các cấp và xây dựng các quy định về sử dụng chữ ký số trong các cơ quan nhà nước.

 Thủ tướng cũng quy định rõ trách nhiệm của các tổ chức, các nhân trong việc đưa Chỉ thị vào thực tế cuộc sống trong giai đoạn hiện nay.